Obavezno arhiviranje elektronske dokumentacije od 1.1.2024

Šta je elektronska dokumentacija?

Elektronska dokumentacija uključuje sve što je inicijalno generisano u digitalnom formatu, poput elektronskih mejlova, elektronskih ugovora, digitalnih faktura, itd. To su tipovi dokumenata na koje se odnosi nova obaveza arhiviranja.

Ko je u obavezi da arhivira elektronsku dokumentaciju?

Uredba o elektronskom arhiviranju dokumentacije u Srbiji se odnosi na sve subjekte koji stvaraju ili poseduju dokumentarni materijal u elektronskom obliku. Ovo uključuje:

• Državne Organe i Organizacije: Organizacije unutar javnog sektora, kao što su ministarstva, agencije, i drugi organi vlasti, biće u obavezi da koriste državnu platformu eArhiv za arhiviranje svojih elektronskih dokumenata.
• Privredna Društva: Iako za sada ne postoji precizna zakonska obaveza za privatne kompanije da implementiraju određeno rešenje za elektronsko arhiviranje, očekuje se da će budući podzakonski akti detaljnije definisati obaveze i rokove za privredu. U tom smislu, privatne firme bi trebalo da se pripreme za moguće buduće zahteve i da razmotre usvajanje sistema za elektronsko arhiviranje kako bi unapredile svoje poslovanje i osigurale usklađenost sa budućim regulativama​​.

Važno je napomenuti da će se precizni detalji o obavezama i primeni uredbe dalje razrađivati i objavljivati tokom 2024. godine, kako se sistem za javnu upravu razvija i implementira. Takođe, privatne firme koje već imaju elektronsku dokumentaciju i žele da poboljšaju svoje procese arhiviranja i upravljanja dokumentima mogu razmotriti upotrebu usluga specijalizovanih firmi koje nude rešenja za elektronsko arhiviranje.

Kako će se sprovoditi elektronsko arhiviranje?

Kompanije i pojedinci mogu izabrati između dve opcije za elektronsko arhiviranje: angažovanje firme koja pruža usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja ili samostalno čuvanje dokumenata uz pomoć odgovarajućeg softvera. Postoji razlika između pouzdanog i kvalifikovanog elektronskog čuvanja. Pouzdano čuvanje može se obavljati uz poštovanje određenih postupaka i tehnoloških rešenja, dok kvalifikovano čuvanje mogu obavljati samo specijalizovane firme registrovane za tu uslugu.

Formati pogodni za dugotrajno čuvanje uključuju PDF/A, PDF/E, UTF-8, TIFF, JPEG, PNG, JPEG2000, SVG i određene binarne formate. Kompanije su dužne da arhiviranje dokumentacije vrše u skladu sa tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama propisanim Uredbom. Ova procedura podrazumeva, između ostalog, donošenje internih pravila za pripremu dokumenata, primenu mera zaštite softverskih rešenja, klasifikaciju i evidentiranje dokumentarnog materijala.

Elektronsko arhiviranje u javnom sektoru

U javnom sektoru Srbije, za elektronsko arhiviranje će se koristiti državna platforma poznata kao eArhiv. Ova platforma je predviđena da služi kao centralizovano rešenje za upravljanje i arhiviranje elektronskih dokumenata unutar različitih organa i institucija javnog sektora.

Funkcionisanje eArhiva bi se odvijalo na sledeći način:

1. Centralizovano čuvanje dokumenata: eArhiv će omogućiti centralizovano čuvanje svih elektronskih dokumenata koji nastaju u okviru javnog sektora. To uključuje, na primer, elektronsku komunikaciju između različitih organa, dokumente vezane za interne procese, kao i dokumente koji se odnose na komunikaciju sa građanima i privredom.
2. Pristup i upravljanje: Zaposleni u javnom sektoru će imati pristup platformi kako bi mogli da upravljaju dokumentacijom - da je arhiviraju, pretražuju i preuzimaju kada je to potrebno. Pristup platformi će verovatno biti regulisan različitim nivoima ovlašćenja, kako bi se osigurala sigurnost i poverljivost podataka.
3. Integracija sa postojećim sistemima: eArhiv bi trebao biti integrisan sa postojećim informacionim sistemima unutar javnog sektora, kako bi se omogućilo efikasno i automatsko arhiviranje elektronskih dokumenata koji nastaju u okviru ovih sistema.
4. Sigurnost i zaštita podataka: Sigurnost i zaštita podataka će biti prioritetni ciljevi eArhiva, posebno zbog osetljivosti informacija s kojima se javni sektor bavi. Očekuje se da će platforma koristiti napredne metode zaštite podataka kako bi se osigurala sigurnost i integritet arhiviranih dokumenata.
5. Usklađenost sa zakonodavstvom: eArhiv bi trebao biti usklađen sa svim relevantnim zakonodavstvima i regulativama koje se tiču elektronskog dokumentovanja i arhiviranja.

Za sada, konkretni detalji o funkcionalnostima i tehničkim specifikacijama eArhiva nisu potpuno razjašnjeni, ali se očekuje da će platforma biti razvijena tako da odgovori na sve potrebe i izazove vezane za elektronsko arhiviranje u javnom sektoru​​​​.

Elektronsko arhiviranje sa privatnim firmama

Sa uvođenjem obaveze elektronskog arhiviranja dokumentacije u Srbiji, stvara se potreba za efikasnim rešenjima koja omogućavaju firmama da ispunjavaju ove nove zahteve. Nekoliko kompanija već nudi usluge koje mogu pomoći u ovom procesu, nudeći različita softverska rešenja i usluge za elektronsko arhiviranje.

Ove kompanije mogu pomoći privatnim firmama u Srbiji da se prilagode novim zakonskim zahtevima tako što će im omogućiti da elektronski arhiviraju svoju dokumentaciju na bezbedan i efikasan način.

Zašto je elektronsko arhiviranje bitno?

Ova uredba stoga ima za cilj da unapredi i standardizuje praksu čuvanja elektronske dokumentacije u Srbiji, čime se podiže nivo organizacije, bezbednosti i zakonske usklađenosti u svim sektorima koji koriste elektronske dokumente u svom poslovanju. U skladu sa tim ciljevima arhivranje elektornske dokumentacije je korak koji doprinosi:

• Očuvanju pravnog integriteta dokumenata: Elektronska dokumentacija često sadrži važne pravne informacije. Arhiviranjem se osigurava da ovi dokumenti ostanu netaknuti i autentični, što je ključno za pravne i poslovne transakcije.
• Zaštiti od tehničkih problema: Elektronski dokumenti su podložni rizicima kao što su gubitak podataka, oštećenje datoteka ili virusi. Pravilnim arhiviranjem osigurava se da su kopije dokumenata sigurno sačuvane i mogu se lako povratiti u slučaju tehničkih problema.
• Pristupačnosti i trajnosti informacija: Arhiviranjem elektronske dokumentacije obezbeđuje se dugotrajno čuvanje i lako pristupanje informacijama koje su važne za kontinuitet poslovanja.
• Usklađenosti sa zakonskim propisima: Ovaj zakon nalaže da se elektronska dokumentacija čuva na određeni način, što pomaže organizacijama da se usklade sa zakonskim i regulativnim zahtevima, posebno u pogledu čuvanja poslovnih, fiskalnih i drugih vrsta zvaničnih zapisnika.

Šta sve ovo znači za građane Srbije?

Uvođenjem obaveze arhiviranja elektronske dokumentacije, društvo u Srbiji kao celina se kreće ka većoj digitalizaciji i modernizaciji. Ova promena ne samo da reflektuje globalni trend u smislu digitalne transformacije, već donosi i određene koristi koje se mogu apstraktno posmatrati u kontekstu šireg društvenog i tehnološkog napretka.

Za građane Srbije, ovo predstavlja korak ka efikasnijem i organizovanijem načinu rada sa institucijama i kompanijama. Kako se društvo sve više oslanja na digitalne tehnologije, pojačava se potreba za sistemima koji mogu adekvatno upravljati i čuvati elektronske zapise. Ova uredba simbolizuje prilagođavanje zakonodavstva dinamičnom tehnološkom okruženju i potrebi za osiguranjem da elektronski dokumenti budu pouzdano sačuvani i lako dostupni kada je to potrebno.